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Ogni giorno gran parte dei messaggi che ci vengono inviati finiscono direttamente in spam; tanti altri messaggi li cestiniamo noi di proposito senza nemmeno aprirli. Come evitare di essere scambiati per spam e finire cestinati?

Alcune buone pratiche per aumentare la probabilità di farsi leggere.

Il campo Mittente
Va impostato accuratamente su tutti i dispositivi da cui invii messaggi, possibilmente lo stesso dappertutto. Ti renderà riconoscibile nella lunga lista di messaggi che vede il destinatario. Evita espressioni generiche come segreteria, info, amministrazione o solo il nome.

Scegli tra:

  • Nome e cognome
  • Nome dell’azienda
  • Nome della persona + nome dell’azienda
  • Nome della casella + nome dell’azienda
  • Indirizzo email per esteso della casella

Il campo oggetto
Vuoi che il destinatario apra il tuo messaggio? Usa un oggetto intelligente.
L’argomento del messaggio deve essere subito chiaro al destinatario: scrivi una frase breve, con un senso chiaro e descrittivo. Limita o ancora meglio evita faccine ed emoji.

Il corpo del messaggio
Deve contenere tutte le informazioni necessarie e solo quelle.
Non hai tempo per scrivere un messaggio decente e pensi che chi lo riceverà perderà il suo tempo a leggere cose inutili? Illuso! il messaggio verrà ignorato o accantonato.
Evidenzia il testo utile prima di fare un replay o un forward e aggiungi in alto le nuove informazioni. Così il destinatario vedrà subito il testo interessante.
Se devi parlare di qualcosa di nuovo inizia un nuovo messaggio con un nuovo oggetto.
Se inoltri un messaggio a un’altra persona scrivi due parole di introduzione.
Se sei audace puoi anche formattare con qualche grassetto o colore.

Firma
Imposta la firma su tutti i dispositivi. “Inviato da iPhone” non è un’informazione utile e come firma non è un granché. Inserisci nome, cognome, azienda e recapiti. Le immagini non servono. La maggior parte delle volte non vengono neanche caricate.

Seguendo queste semplici indicazioni:

  • i filtri antispam ti scambieranno raramente per uno stupido bot;
  • aiuterai chi riceve la posta a capire subito chi sei e cosa desideri.