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Posted by on 26 Set 2016 in marketing

La gestione efficace della posta elettronica

La gestione efficace della posta elettronica

La posta elettronica è uno dei più importanti strumenti di digital marketing.
In questo articolo alcuni consigli per usarla al meglio.

1) Usate un client di posta

La posta elettronica viaggia di server in server attraverso la rete Internet.
Con il web mail si possono leggere o inviare messaggi direttamente dal server del provider, ma per impossessarsi della propria posta è necessario scaricarla sul proprio dispositivo.
Per questo ci sono i client di posta (ad es. Mozilla Thunderbird, Microsoft Outlook, Mail, ecc.). Il client di posta va configurato seguendo le istruzioni del provider che vi fornirà i dati del server POP3 o IMAP (per la posta in entrata) e SMTP per la posta in uscita.

2) La domanda è: POP3 o IMAP?

Via posta elettronica si scambiano informazioni e si prendono accordi. Continuamente. Per questo per aziende e professionisti è essenziale un archivio.
Quando impostate il client di posta sul vostro computer principale utilizzate il POP3: trasferirete definitivamente i messaggi sul vostro dispositivo e avrete il vostro archivio. E ricordatevi anche del backup.
Con l’IMAP invece il vostro computer si sincronizza con il server web del provider. E’ molto pratico ad es. sullo smartphone: permette di visualizzare i messaggi senza usare troppo traffico dati. Ma quando il server si svuota i messaggi spariranno anche dal vostro smartphone. Attenzione se cambiate provider!
Dunque POP3 per l’archiviazione, IMAP per la consultazione.
In Thunderbird: Account, visualizza impostazioni per questo account, impostazioni server.

3) Fate subito un test

Inviate un messaggio di prova a voi stessi. Consiglio banale ma quasi nessuno lo fa.
Scrivetevi e controllate il mittente. C’è scritto solo info? O solo amministrazione? O solo segreteria?
Modificatelo subito inserendo il vostro nome e cognome, o il nome dell’azienda o entrambi.
In Thunderbird: Account, visualizza impostazioni per questo account, compilate il campo nome, testate di nuovo.

4) Usate strategicamente il campo oggetto

Scegliete l’oggetto con cura, deve sintetizzare l’argomento del messaggio.
Non lasciate mai il campo vuoto e non usate un oggetto abusato o troppo generico (ad es. domanda, richiesta, offerta, informazioni): rischiate di finire direttamente nello spam.
Io uso l’oggetto, la nostra campagna di sensibilizzazione

5) Inserite una firma automatica

Al piede del messaggio inserite i vostri recapiti: nome, cognome, nome dell’azienda, numero di telefono, link alle vostre pagine social.
Per fare le cose più belle e professionali aggiungete il vostro logo: testate e riprovate finché non siete soddisfatti del risultato.
In Thunderbird: Account, visualizza impostazioni per questo account, compilate il campo testo per firma.

6) Non siate timidi, formattate!

Provare per credere, anche un semplice messaggio di posta elettronica è più incisivo se ci sono i grassetti, i corsivi, gli elenchi puntati e magari un colore diverso per le frasi più importanti. Usate gli strumenti di formattazione!

7) Messaggi brevi e monotematici

Siamo tutti sommersi da messaggi, facciamo fatica a concentrarci e a leggere tutto fino alla fine, dunque il mio consiglio è: un argomento, un messaggio, un oggetto.
Se c’è altro da dire aprite un altro messaggio con un altro argomento e un altro oggetto.
Per il destinatario sarà più facile tenere tutto sotto controllo e rispondere a tutto. Sennò normalmente risponderà solo alla prima richiesta.

8) Non mandate messaggi a più di tre o quattro destinatari contemporaneamente

E fatelo solo quando tutti i destinatari sono veramente coinvolti nella stessa discussione. Per il mailing e le newsletter usate piattaforme specializzate.

9) Non fidatevi ciecamente della posta elettronica

E’ fisiologico, alcuni messaggi vanno persi, bloccati da qualche filtro anti spam chissà dove nella rete.
Per messaggi decisivi per il vostro futuro chiedete conferma telefonica del ricevimento.
In Italia abbiamo la posta certificata, che equivale a una raccomandata, ma tenete presente che non tutti i destinatari la leggono regolarmente.

10) La posta certificata, o PEC

Non usate la casella PEC per scrivere messaggi qualsiasi a caselle di posta non certificate. Il messaggio arriva ma come allegato e fate perdere tempo e pazienza al destinatario.
Usate la posta certificata solo quando un tempo avreste usato la lettera raccomandata: per messaggi importanti e con valore legale … a vostro favore.

E per concludere un po’ di galateo del web: non usate lo stampatello maiuscolo, equivale a strillare. Non inoltrate senza un’introduzione costringendo il destinatario a leggere tutto il carteggio precedente, soprattutto se deve farvi un favore o se sta lavorando. La posta elettronica è una comunicazione asincrona: non è necessario rispondere immediatamente. Evitate di diffondere ‘per conoscenza’ decine e decine di indirizzi privati. Sì, c’è ancora chi lo fa…

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